胤嚮筆記

胤嚮筆記319《再忙也不會出錯的完美工作執行力》

• 作者： 鳥原隆志
• 譯者： 李彥樺
• 出版社：樂金文化
• 出版日期：2020/01/08
• 語言：繁體中文

每週一曲：Reborn (https://www.youtube.com/watch?v=GMUiipgOPVY)

《再忙也不會出錯的完美工作執行力》我覺得看的過程中常常會心一笑，很多方式我也都這樣做，有一種找到知音的感覺。在我看來，《再忙也不會出錯的完美工作執行力》這是本非常日本人周到思維的著作，在台灣職場比較偏美式效率作風的氛圍中，是可以起到互補作用，讓人周全又有效能。誠摯推薦《《再忙也不會出錯的完美工作執行力》。

我閱讀後有感的重點摘要：

• 所謂的周到，就是「不要只靠努力解決問題」。所謂的周到，就是為了讓工作能夠順利執行，事先做一些準備工作。在追求產能的風氣下，可能派不上用場的準備工作，確實會讓年輕人感覺「只是增加工作量而已」。然而，這樣的想法其實隱含著一個非常可怕的陷阱，那就是會產生一種臨時抱佛腳的心態，而這樣的心態很容易導致無可挽救的致命性疏失。

• 要讓自己變得周到，最重要的就是必須先改變自己的心態。要讓工作「有效率」，就必須為工作項目安排優先順序。如果在有限的時間裡擠進一大堆工作，就像一部塞爆資料的電腦，根本無法正常運作。要讓工作「輕鬆」，則必須為工作建立一些效率化的機制，並不是為了追求工作速度的提升，或「相同時間內能做更多的工作」，而是致力於如何排除無意義的雜事來騰出寶貴的時間。

• 篩選與取捨的意思，就是仔細想清楚每一項工作有沒有做的必要，以及該不該接下，而不是咬緊牙關照單全收。二八法則也同樣適用於周到化工作術。與其追求不可能來得及的完美周到，不如藉由掌握兩成的重要關鍵，來實現八成的周到。就算沒辦法將水龍頭完全關掉，也應該先從嘗試調節水量做起。

• 工作也是一樣，並不見得花大量時間，就能改善工作品質或是達成工作目標。反而應該決定一個期限，才能一步一腳印的加以完成。時間跟精力都經過合理分配，工作的效率也會提升。

• 決定期限能夠讓工作執行得更加順遂，是因為能夠從到期日往回推算，安排工作計畫。這個「往回推算」的作法，能夠降低安排工作計畫的困難度，工作當然也會變得更有效率。所以說不管任何工作，都應該要設定期限。

• 當我們心裡在做出不做的判斷時，會感到很害怕，那是因為我們無法肯定這件工作是不是真的可以不用做。所以說只要能夠緩解這個疑慮，要做出不做的判斷就會容易得多。而為了緩解疑慮，我們可以先設定一個不做的期間，並告訴自己過了這個期間再來決定做或不做。

• 提升傳達率的三大重點：
  • 第一個重點是確認。
  • 第二個重點是改變告知方式。
  • 第三個重點則是使用定量化的告知內容。

• 就是不要天真的認為對方一定能完全理解你的想法。沒錯，你只要想著「對方只理解了一半」，實際的傳達率就會大幅提升。說得更明白點，「告知」與「理解」完全是兩碼子事。我經常提醒自己，不管我說出什麼話，對方大概都只能理解一半。重點不在於是否已經告知，而在於對方是否已經理解。只要能夠改變傳達訊息的方式，工作自然也會變得更加圓滑而周到。

• 所謂的職場，應該是一個實現理想的地方。想要實現理想，就必須學會帶動風向。因此你應該要事先做好各種萬全的準備，只等著起風之日到來。

• 不過想要成功帶動風向，絕對不能瞎忙，必須掌握三個重點：

1. 提升自己的影響力：有一些人所發出的訊息在世界上特別具有影響力，能夠帶動潮流與風向，這種人就被稱為「意見領袖」(Influencer)。同樣的情況也發生在職場上。儘量爬到更高的職位，增加自己的部下人數和能夠運用的資金額度，就能更有效的帶動屬於自己的風向。
2. 在組織決定大方向的當下，自己務必在場：也就是當要召開討論策略與方針的會議時，自己一定要出席，而且要積極發表意見。當然要讓周圍的人願意跟隨自己，就必須提出足以服眾的理由，提案的技巧也必須多加磨練。
3. 站在建立規則的立場上。

• 任何人都有犯錯的時候，一定要使用檢查清單。記取失敗教訓、不再重蹈覆轍的方法：大部分的人都只對如何成功感興趣，把所有的注意力集中在成功的案例上。在犯錯的時候，雖然大部分的人都會想要記取教訓，但往往過了一段時間就忘得一乾二淨，不再依循失敗的教訓做事，因此有相當高的傾向會重複犯相同的錯誤。雖說失敗為成功之母，但如果沒有辦法真正記取教訓，就會陷入失敗的無限循環，最後招來致命的失敗。因此最重要的是懂得「適可而止」。也就是懂得研判「有些事情雖然能做但故意不做」。這個適可而止的基準點，就是「非完成不可的底限」。

• 成功人士如何避免自己犯下重複的過錯?

1. 寫下失敗的來龍去脈，不要加入主觀意見，只要具體陳述事實。
2. 寫出原因，如果沒辦法找出明確的原因，就先寫下自己當下的推測，找到真正原因再補上。
3. 寫出可能造成的最嚴重後果，就算實際情況沒有那麼糟糕，仍然必須想像最壞的可能性。
4. 寫出防止再犯的策略，記取這個教訓，是讓你避免疏失的最重要手段。
5. 定期瀏覽，時刻提醒自己。

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