<麥肯錫寫作技術與邏輯思考:為什麼他們的文字最有說服力?看問題永遠能擊中要害?>
高杉尚孝 著
鄭舜瓏 譯
大是文化 出版
導讀心得:
麥肯錫是世界知名的企管公司,最出名的是MECE與金字塔原理。透過這種強邏輯的訓練,可以讓你的文字有說服力,看問題可以看到並擊中要害!我在美國研究所所受的訓練與金字塔原理如出一轍,這本書寫的很清楚,也很實務,對於釐清楚重點很有幫助歐。推薦!
胤丞閱讀後整理出六個重點跟大家分享:
1. 訊息:構成商業文書所有文章,也是邏輯表現力的基本概念。
甲、如何理解訊息?
i. 懂得類運用,就能寫一流文章。寫作=組合訊息零件。
ii. 明瞭表現主詞與述詞關係,才是訊息。
乙、訊息分三種:
i. 記述:表示事物應有狀態,不包含好壞判斷。先不管傳遞者傳達這句話時的意圖豁暗示。
ii. 評價:表示事物應有狀態,包含好壞判斷。(我的想法是有帶入情感成分!)
iii. 規範:表示事物應有狀態豁所應該採取之行動,像是提案建議等。
丙、先懂得區分,就能活用。辨別訊息種類,不等於辨別內容正確性。
i. 接收者之所以會將記述訊息解讀成評價訊息,是因為解讀過程中存在著”評價項目”與”評價基準”。規範訊息通常是根據某個特定的行動原理,而被推論出來的。
ii. 如果有複合式訊息,我要怎麼抓重點?
1. 溝通要讓對方聽懂:一般的解決之道,是依照對方理解的程度,加入適當的說明。
2. 如果對方已經理解記述訊息的內容,那麼他期待理解的下一個訊息多半是評價訊息。大多數的時候,接收者讀取完評價訊息之後,會期待接下來出現規範訊息。
2. 主題:
甲、主題VS訊息:
i. 訊息:指傳遞者想”表達什麼”。
ii. 主題:傳遞者對於”關於什麼”的表達。
乙、用主題標示訊息範圍:主題限定了訊息可以開展的領域,但主題並非訊息。而我們可以從內容物的訊息逆推出主題,找出蘊含其中的”本質”。
丙、主題不要做到滴水不漏!滴水不漏的代價是容器比內容物大太多了。感覺像是很大的容器,裡面卻只裝一點點東西。
丁、一般談論到未來性:大多數人都會想到光明美好的。但是當訊息尚未確認是好消息或是壞消息時,最好先不要在主題中放入光明美好的印象,以免最後主題與內容不一致。
3. 寫出流暢有利的文案:
甲、商業書寫先表現意識,再呈現意境。要讓訊息變得更加明瞭,就要在結構上與印象上多下功夫。
i. 使用”主詞跟述詞關係明確”的句型:
1. 欠缺主詞,容易造成很大的誤解。
2. 使用被動態,有很高的機率會隱蔽住行為者。因此最好還是以”清楚表現出主詞”的主動態作為基本句型,才是上策。
3. 想要活化思考:用”主詞+及物動詞”就對了
4. 邏輯:將沒意識到的思考方式意識化。只要意識到,要駕馭它的可能性就大幅增加。語言就是思考的工具,要掌握語言。
ii. 連結句子時,用正確的邏輯連接詞
1. 你要追加說明,還是歸結因果?
2. 你要追加說明,還是強調手段?
3. 因果關係與手段關係的差別:有無反映出行為者的”意圖”。
4. 重點都寫了,但為何讀不下去?因為曖昧接續駭人腦筋卡卡。
5. 連接詞是文章”通順”的靈魂:接續每個句子的關係,就是邏輯思考。文章通不通順,全在於你能否將每則訊息之間的前後關係,明瞭地傳遞給對方。
6. 做邏輯接續=練習邏輯思考技巧
7. 使用讓人產生印象的具體表現
iii. 用字具體,表現負責任的態度:
1. 太多抽象語詞表現,是將具體的解釋丟給接收者處理。
2. 抽象表現無法給人一種進入具體行動層次的概念。
3. 具體表現可以驚心,可以動情,可以活化對方的想像力
乙、分段:一個主題下,由整理過後的複數訊息所形成的一個區塊(可由幾個段落形成一個分段)。分段=傳遞單一訊息的完整區塊。
4. 你的思想如何以精采文書表現?
甲、金字塔結構:邏輯思考的核心技巧。
i. 一件事情要想到三層。
1. 主要訊息。
2. 關鍵訊息。
3. 次要訊息。
乙、一言以蔽之:抽象化就是將事物模型化的作業,通常你需要先抽象,再推論。
丙、而什麼樣的推論法,決定什麼金字塔。
i. 直列型金字塔:
1. 因果論證法
2. 評價論證法
3. 行動原理論證法
ii. 並列型金字塔:
1. 實證論證法
2. 摘要法
丁、MECE的技巧,意義在於”思慮周延”:獨立性+完整性。設定並整理”其他”為主題,可以預防遺漏出現,而且創意常躲在”其他”項目中。我們要先構思好主題的金字塔,訊息就容易設計。一份好的文書,應該是主題清楚明確的。
5. 解決問題的基本能力:商業文書的展開,就是解決問題的過程。而解決問題的步驟:
甲、發現問題:現狀與期待狀況之間有落差,很多時候數種類型的問題會同時存在。一般問題分成三種:
i. 恢復原狀
ii. 防杜潛在
iii. 追求理想
乙、展開故事前,要先意識到問題類型。也就是說數種類型的問題多半是並存的,而且相互關連。但是我們還是要先確定核心的問題類型。
丙、設定具體課題
丁、列舉並檢測此課題的各式替代方案
戊、給各式替代方案下評價
己、實施解決策略:與其追求完美的解決策略,不如把目標放在實質的效果。
i. 訂定實施的終止期限
ii. 選定實施項目
iii. 習得知識或技能
iv. 製作實施工程表
v. 修正期限以及開始行動
6. 有說服力的故事如何展開:
甲、有邏輯的故事,就是金字塔結構中的關鍵層級流程環環相扣。而連接詞,江你的故事情結變得緊湊精采。
乙、SCQOR:
i. 設定狀況(S):一開場就得勾起認同感。
ii. 發現問題(C):顛覆現狀,但對方引起共鳴的故事。描述此步驟時,你得顛覆開場時給對方的安定感。
iii. 設定課題(Q):問題的背後,你能馬上看出該解決的課題是什麼嗎?因為課題領域是累積的,因此後面的課題會包含前面的課題。需要全套思考,避免被考倒。
iv. 克服障礙(O):克幅障礙的故事,精采之處就是解決問題的過程。而因應策略要聚焦,切忌什麼方法都提出。
v. 解決/收尾(R):結尾要單純有力,未必要有大結局。