- 作者： 若林雅樹
- 譯者： 吳芷璇
- 出版社：晨星
- 出版日期：2014/12/01
- 語言：繁體中文
每週一曲：牛仔很忙（https://www.youtube.com/watch?v=9o20U91aJdg）
最近剛好回覆學員如何在職場高效率工作，我才撰寫了一些Email使用原則給夥伴，因為也是守備的範圍當中，淘到《不要立刻回覆Email》。跟我平常工作效率專注力有異曲同工之妙，一邊工作，一邊確認郵件，容易分心沒效率（完全同意）。《不要立刻回覆Email》也提到一個有趣的點：近八成的人患有強迫收信症候群（我發現自己也有XD），我本來就會做信件分類，雖然還是不少我沒有閱讀的廣告信件，收到一封解除訂閱一封，因為處理郵件所花費的時間是不會提升工作成效。因此，從現在開始必須要做的，就是改變處理郵件的觀念，然後以成果導向的工作方式為目標。書中有不少表單可以參閱，我覺得是可以有效改善工作效率的方式。誠摯推薦《不要立刻回覆Email》。
以下是我讀本書有感的重點摘要：
- 確認電子郵件的次數，就限制在一天兩次吧！但要是不這麼做，就什麼也改變不了。
- 近八成的人患有強迫收信症候群：上班族每天的工作時間，郵件處理約佔四分之一。一邊用電腦工作著，一邊又想確認郵件而不斷頻繁地中斷手邊的工作，這樣的情況應該經常遇到吧？或許因為已經養成習慣而覺得這是件理所當然的事情，但這正是典型的強迫收信症候群。
- 處理郵件所花費的時間是不會提升工作成效。因此，從現在開始必須要做的，就是改變處理郵件的觀念，然後以成果導向的工作方式為目標。總而言之，若是沒有誕生出附加價值，就不能已經達成成效。若真想在工作上達到成果，就必須要確保能產生附加價值的使用時間。
- 電子郵件收件軟體一天僅在上班後即下班前開啟，在信件處理的過程中，思考如何能夠更有效率地完成。
- 要如何分辨哪些信件應該留下，其判斷基準有以下三種：
- 與法律/契約有關的信件
- 含有證詞的信件
- 工作的質與量/價格/交付期限
- 以效率為優先考量建立收件匣的分類，已不需滑動頁面為原則新增資料夾。
- 活用常用字登錄功能及快速鍵，快速完成回信。
- 主旨是什麼在信件開頭就說明白，無法讓人在五秒內理解內容的信件，是偷走對方時間的小偷。寫信件內文時需注意的要點：
- 區別信件目的：報告/聯繫/請示/請求
- 開頭時就點出結論
- 一定要明確寫出截止日
- 寄信是否為最佳的傳遞方式
- 忽略桌子底下不去整理的人，資料管理也很隨便。徹底丟棄不需要的東西，請依照辦公桌面à電腦桌面à抽屜貴的順序整理整頓。
- 有效率的工作法則：五分鐘內完成工作，秒殺處理。要是延宕了五分鐘內可完成的工作，會破壞所有平衡。而將不喜歡的工作拖延，將嚴重影響其他工作，因此可以獎勵作戰提升集中力。
- 要是抱到一顆未爆彈，先昭告天下再做處理：工作就像炸彈一樣，所謂的工作，就像是點燃了導火線的未爆彈一樣。要是就這樣放任不管，一定會爆炸，進而造成不堪設想的後果。
- 每當工作有中斷，效率就會瞬間歸零。減少中斷工作的次數，分辨好事情處理的優先順位。中斷的次數越多，發揮的效率就越糟。記得花20%的時間處理優先順位較高的工作，能產生80%的工作成效。
- 安排絕對無法取消的預定來決定截止時間，因為能換出意想不到的能力極限。而準確估算時間的技巧，以十五分鐘為單位，估算各個工作所需要的時間。若工作量太大應適時尋求協助。
- 應該捨棄的是無法做出成果的非勞動時間：確保勞動時數提高效率！
- 勞動時間：可以產生附加價值的作業時間
- 準勞動時間：為了產生附加價值而必須的準備時間
- 非勞動時間：無法產生任何價值的時間
- 整理出會議主題的討論重點，思考可能的反對意見，針對其作出反擊的準備。
- 如何順利進行下一步行動，如果沒有催促，對方就不會有所行動。
- 比顧客早半步的企劃才是恰到好處。
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