胤嚮筆記217《把結構力變習慣》

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  • 譯者: 陳重亨
  • 出版社:今周刊 新功能介紹
  • 出版日期:2018/03/22

 

每週一曲:習慣(https://www.youtube.com/watch?v=mzidNnD-u4s)

 

推薦序原文

 

做好時間管理,找回優雅自己

 

知名籃球教練約翰.伍登 John Wooden)曾說:「你要是沒時間把它一次做對,又怎麼會有時間重做呢?」看到這句話,腦中馬上出現很多想法與對於生活的反思。對我而言,時間管理是要讓自己每天有效率地推進任務,而要能一次就把任務完成,需要心態、技術、經驗、能力等眾多因素的相互輔佐,其中專注能力跟時間管理能力更是影響成果品質高低的重要指標。

 

不知道你過去是否有跟我一樣的經驗,下定決心想要完成任務,但總因突發事件插隊,需要分散心力處理而感到焦頭爛額,成果品質與效率也相對降低。我心想這樣的情況若能減少或是避免發生,那該有多好!因此總是期盼有個結構或系統,當有突發事件時,可以有所依循,效率產出也會相對較佳,這正是當初學習時間管理大師大衛.艾倫(David Allen)發展的GTDGet Things Done,搞定)的初心。

 

當我拿到這本書時,便會心一笑,立馬在心中拍手叫好!「把所有的工作放到記事工具當中」無疑就是GTD的精髓所在。必須要先把所有事情盤點,透過對於目標「絕對有幫助」、「可能有幫助」或「絕對沒幫助」的判斷,才能排列出優先順序,聚焦能量與專注力完成最關鍵任務。

 

簡單說,你可把本書當作GTD時間管理入門版。由於現代人時間碎片化,作者大衛.史迪宏(David Stiernholm)很貼心因應此趨勢讓讀者透過「吃得下、記得住、用得出」原則,把時間管理技巧與觀念拆解成31日訓練而習得。這樣做法看似很簡單,有人會覺得沒有高深技術含量,但學功夫最重要的就是蹲好馬步,打好基本功是運用時間管理高階技巧的重要關鍵,否則基礎習慣沒建立好,進階時仍需把壞習慣重新調整,所花費心力將更龐大。

 

建議你可藉由本書檢視自己的時間管理盲點,透過「整理→聚焦→自動化」三步驟,開始思索「所有目標都要自己做?」、「哪些工作切分出去由他人代勞,才能讓自己全心全意聚焦最關鍵任務,做出最好品質?」

 

只要確實練習書中方法,就能掌握時間、能量與專注力,讓自己用喜歡的姿態生活,活出自己的人生,這不正是大家所渴望的嗎?如果你也有這樣的期待,誠摯推薦閱讀本書,並以行動落實。期待你也能遇到更好的自己!

 

以下是我讀本書有感的重點摘要:

  • 描述例行事項是一回事,實際在日常生活中應用又是另一回事。專注當前工作,並享受你已經完成的改變。不管看起來多麽小的進步,都能以更光明的方式看待生活。
  • 而上軌道的流程可以減輕你的負擔:掌握訊息是從何處開始/透過什麼管道/在何時流向妳,並將訊息轉化為待辦事項。結構就是讓工作變簡單、順利的工具。必須將所有的待辦事項彙整在一起,才能一目了然並完全掌握。
  • 待辦清單要分類,要思考以下問題:
    • 這項任務是屬於哪個專案?
    • 這項任務是為誰而做?
    • 要完成這項任務,你必須到什麼地方去嗎?
    • 要完成這項任務,你需要什麼工具或系統?
    • 要完成這項任務,你需要做哪些討論?
    • 完成這項任務需要多少時間?
    • 執行這項任務,心態上有什麼要求?
    • 要完成這項任務,需要什麼環境?
    • 這項任務在什麼時候必須完成?
  • 透過自動化,就能擁有更多時間:查核清單是自動化最有用的工具。因為對大多數人來說,每天要做的任務可能就是過去曾經做過的事情。如果我們家這些事情的作業流程整理成一份清單,就不必再費心記憶。如此一來,這些事情都能更快速也更容易完成,我們就能把時間精力擺在必須全神貫注的重要任務上。請提醒自己:你要是沒時間把它一次做對,又怎麼會有時間重做呢?
  • 你最重要的目標是什麼?透過目標來過濾你要完成的任務,根據你負責的企業目標,整理任務和待辦清單。刪除掉你可以刪除或委託他人代辦的任務,才能爭取更多時間來專注於真正重要的任務。
  • 事先彙整一份緊急清單,忽略不必現在做的任務。當你開始工作而且發現今天事情怎樣都做不完時,就可以拿出這份清單你最重要的目標是什麼?根據你設定的優先順序,依序執行任務。你會注意到壓力和緊張逐漸離去,你開始能重新掌握自己的行動,不會一直身陷在壓力鍋裡。

 

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