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胤嚮筆記195《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》

麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧.jpg

  • 譯者:李佳蓉
  • 出版社:大是文化 新功能介紹
  • 出版日期:2014/12/26
  • 語言:繁體中文

 

每周一曲:聽見下雨的聲音(https://www.youtube.com/watch?v=F2uX6ByoW7A)

 

最近回台大旁聽一門課程,收穫很大。李聖珉老師在上課時使用的簡報非常精練,課程內容極為紮實,聖珉老師曾任職國外各大頂尖顧問公司,實務經驗極為豐富,因此所呈現出來的簡報與眾不同,讓我想到了<<麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧>>這本書。由於大學時期就極為崇拜大前研一先生,有幸身邊有一些曾任職於此的朋友,因此可以間接領教麥肯錫如何迅速教育人才,在此過程中也發現都是以「解決問題」為本質,而「設定問題」也是麥肯錫的超級強項,在麥肯錫當中,簡報不只是報告,而是一種說服!簡報就是把禮物送給聽眾!在問答過程中,如果能抓出彼此心中想說卻沒有說出來的話,就是簡報能夠通過的關鍵!坊間並無麥肯錫課程,透過整理麥肯錫簡報重點,讓我們一窺頂尖企業的簡報思維。

以下我就內容整理相關重點:

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1. 你希望對方怎麼做?

  • 最終目的:促使對方行動(從原本的狀態A改變成狀態B)。
  • 確實了解希望對方產生什麼變化和採取什麼行動。

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2. 你能為對方解決什麼問題?

  • 簡報的基本態度是深入瞭解對方的需求,為他解答切身相關的問題。簡單來說,就是要站在為對方解決問題的角度上,告訴他此提案對解決問題有多少幫助,可以獲得的好處有哪些。
  • 可以從深入分析對方的現況,發現困擾他的問題,然後把希望對方採取的行動規劃成最好的解決方案(因為若只是單方面要求對方改變是沒有用的)。簡單來說,就是從雙贏立場來解決對方的問題。
  • 你對眼前困擾的判斷是否符合對方的認知,就顯得非常重要。若簡報發表者對於問題類型的認知跟聽眾完全不同,將大大降低內容的說服力!
  • TH法(高杉尚孝法),有效率地發現問題及設定課題的法則。TH法把所有問題都歸納為以下三個種類:
  • 恢復原狀型:
    • 定義:如何從問題所造成的傷害中,恢復到原本的狀態。大多數問題都是在於此。
    • 簡報架構:
      • 掌握現況:掌握到底發生什麼問題。
      • 緊急處置:視情況所需,將危害控制在最小限度。
      • 分析原因:查明原因所在。
      • 原因處理:思考該如何修復。
      • 防止復發:研究對策,避免再度損壞。
    • 秘訣:
      • 火災時先救火,而非追究為何發生!分析原因是做完緊急處置之後的重要步驟。緊急處置和防止復發的對策,可視需求納入問題描述裡。
      • 分析原因和原因處理都是描述恢復原狀型問題的要素。
      • 從已經不好的狀態恢復原狀,也就是從修復損壞的狀況開始描述。
  • 防杜潛在型:
    • 定義:雖然問題目前並未發生,但必須事先排除將來可能出現的根源。
    • 簡報架構:
      • 設定問題:設定一個一旦發生會造成困擾的問題。
      • 查明誘因:查明造成此問題的誘因。
      • 預防對策:思考預防問題發生的對策。
      • 發生時因應對策:思考問題發生時的對策。
    • 秘訣:
      • 避免日後可預期發生的問題成真。
      • 預防對策和查明誘因,是防杜潛在型問題描述的重要課題。
      • 事先擬定好因應對策。

 

  • 追求理想型:
    • 定義:維持現況固然很好,但可以追求更高的成效。
    • 簡報架構:
      • 資產盤點:分析問題點的優缺點。
      • 選定理想:選定追求的理想=目標。
      • 行動計畫:思考可達成理想的對策。
    • 秘訣:
      • 從彌補現狀和理想間的差距開始。
      • 客觀面對分析對象,擬定合乎現實狀況的理想:要設定一個適當目標,必須先對本身的實力有所認識,再設定可以接受的理想。
      • 要有詳細的行動計畫要素:
        • 設定期限
        • 擬定實現此目標所不可或區的要件
        • 學習技能或知識
        • 制定計劃表

 

  • 其實綜合來看,麥肯錫簡報事先把結論直接點破,勾起聽眾好奇心,讓聽眾心中產生疑問:「為什麼會做出這樣的結論?」之後再根據提出的假說與佐證資料來驗證,如果把上面三個問題類型統合在一起,可以做以下結構的思考:
    • 要有簡報希望達到的目標(Ex. 希望總經理答應員工旅遊的地點是日本)
    • 達到目標時對方在意的點(Ex. 價錢要好、員工彼此有共識)
    • 簡報要傳達的內容(Ex. 日本景點、目前選項、旅行社評比、建議)
    • 簡報Agenda
      • 簡報目的(決定員工旅遊國家)
      • 結論摘要(日本行最好,原因有哪些)
      • 員工旅遊的需求
      • 目前員工嚮往的幾個國家
      • 評比(國家,旅行社)
      • 結論(所以員工旅遊日本行最適合,因此我們建議日本)
      • 後續行動(如果總經理同意,我們下週將著手安排旅行社簽約,並請採購部門同仁協助議價,兩週後再跟總經理做報告。)

 

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3. 如何增加說服力?

  • 說服力,是聽者對我們闡述的理論,產生同感和共鳴的程度,簡單來說,就是聽者對簡報的接受度(需考慮聽眾的知識/立場/經驗)。
  • 在簡報者缺乏強制力的情況下,說服力正式激發自發性行動的原動力。
  • 能幫對方解決問題,才有說服力:在具階段性/有條理的解說下,聽者會自然而然地轉變觀念,最後接受新的論點。
  • 迷思破除:世界上沒有對所有人都有說服力的簡報論點。
  • 簡報的基本原則是先闡述結論=最想傳達的事情,然後再說明理由,以佐證結論,並把內容被誤解的可能性降至最低。
  • 文字頁的基本結構:
    1. 把你要傳達的訊息放在最上面一行,當作標題。
    2. 設定內文頁的主題。
    3. 頁面設計的基本原則:金字塔結構,內容不超過七頁。金字塔結構是什麼?由麥肯錫第一批女性顧問的Barbara Minto所發明,在這個金字塔結構內的各個觀點是以為數有限的邏輯方法(往上、往下、橫向)建立關連性,使我們得以界定與它們有關的普遍性原則。因此,文章寫清楚的關鍵在於將你的思維建構成金字塔,並在你開始寫作之前先核對這些原則。(資料參考:《金字塔原理:思考、寫作、解決問題的邏輯方法》)

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  • 沒有訊息的頁面不能存在,因為沒有價值!
    • 標題:標題訊息下面需要一個主題,來表達該頁要闡述的事情。因為是主題,所以不必用完整句子來表現,應將語句控制在10個字內為限,要把每張頁面都視為獨立容器,同一主題不能橫跨數張頁面,所有的頁面都要有不同的主題。
    • 佐證訊息最多不超過5個,佐證訊息過多,會使版面顯得擁擠,降低對聽眾的衝擊,難以留下深刻的印象。若只是把佐證訊息羅列出來,不僅不易連貫前後文,內容也難以正確傳達出去,但如果可以在句子開頭使用適當的連接詞,使前後文串連起來,便能提高聽眾理解度及滿意度。

 

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留言列表 (2)

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  • bcc7890
  • 請問那三點的圖跟最下面的樹狀圖是如何製作的,覺得不錯看想學學
  • Hello bbc7890,謝謝您的提問.我是用PowerPoint製作的,完成後轉jpeg圖檔貼上,請指教歐:)

    趙胤丞 於 2017/08/02 12:26 回覆

  • 戶外宅
  • 超棒的兄弟^^